Napišite e-mailove koji uvjeravaju, utječu i uvjeravaju

Vidi također: Vještine uvjeravanja i utjecaja

Prije nego što dublje istražimo što funkcionira u e-pošti, a što ne, ispravimo činjenice:

Ako pokušavate utjecati na nekoga, e-pošta nije uvijek najbolji alat za komunikaciju. Odnosi koji se oslanjaju na e-poštu mogu imati tešku bitku, pa čak i jedan kratki telefonski poziv može u potpunosti promijeniti dinamiku razmjene.

Ne vjerujete mi? Imam znanost da potkrijepim svoju tvrdnju:



Znanost:

koji su ključevi aktivnog slušanja? (stranica 1)

Janice Nadler dr. Sc. uparili studente prava sa sveučilišta Northwestern i Duke i zatražili od svakog para da se dogovore o kupnji automobila.

Timovi su se u cijelosti trebali pregovarati putem e-pošte, ali polovici od njih potajno je rečeno da pregovaranju prethode kratkim čavrljanjem na dobrom starom telefonu.

Rezultati su bili dramatični. Pregovarači koji su prvi razgovarali telefonom imali su četiri puta veću vjerojatnost da će se dogovoriti od onih koji su koristili samo e-poštu. Oni koji nikad nisu progovorili, ne samo da su vjerojatnije upali u slijepu ulicu; također su se često osjećali ogorčeno i bijesno zbog pregovora.


Za poneti:

Element koji nedostaje u elektroničkim komunikacijama je izvješće i neposredne emocionalne povratne informacije. Izrazi lica, ton glasa a geste su svi znakovi koji nedostaju e-pošti (emotikoni smajlića i uskličnici mogu učiniti samo toliko da ih zamijene).

Pogledajmo tipičnu e-poruku:

Što je napisano: U redu, vidjet ću mogu li se snaći.
Što se čulo: Već imam puno posla, ali zato što ste neugodni, gomilate još. Učinit ću to jer nemam izbora. Što ti misliš da sam ja? Magarac!
Što je moglo biti napisano: Doći ću do toga čim završim s ostalim stvarima prema rasporedu. Možda će proći neko vrijeme, je li ovo hitno?

Vidiš na što mislim?


Kako napisati e-poštu koja uvjerava, utječe i uvjerava:

Prvo pravilo:

Započnite s osobnom bilješkom.

Ne samo 'nadam se da ste dobro', već nešto osobnije poput ' kakav je bio vaš ribolov ovog vikenda? 'Ili, kad e-poštom šaljete nepoznate osobe, započnite s izgovaranjem nečega osobnog, poput' Veliki sam obožavatelj vaše stranice i vaš nedavni članak o feminizmu zaista me pogodio '.

Dobro je prijeći na stvar, ali uključivanje osobne bilješke ili dvije može zagrijati cijelu razmjenu.

Drugo pravilo:

Ukrotite te emocije:

negativan plus pozitivan jednak je onome što

Emocije, posebno bijes i očaj, totalno se uvlače kroz vaše prste u vašu poruku e-pošte i riječi s visokim osjećajima poput ljutnje, neprihvatljivosti, neprofesionalnosti i nepoštivanja posebno su opasni u novoj razmjeni e-pošte kada nemate izraze lica koji bi ublažili značenje.

Pokušajte potražiti mekše alternative ili, još bolje, ako se osjećate ljutito, neshvaćeno ili na neki drugi način intenzivno, nemojte pisati tu e-poštu!

Pravilo treće:

Neka bude kratko i slatko:

Duži e-mail ne znači da ste pokrili sve točke, to samo znači da ste dali više prostora za izbacivanje zona u kojem će ljudi isprazniti vašu poruku, jer to jednostavno draaaaaags.

Umjesto toga upotrijebite ovu formulu za zaštitu od gluposti:


  1. Dvoredni osobni otvarač
  2. Jedan dio stavka (4-5 redaka)
  3. Sljedeće radnje u dva retka ili željeni ishod
  4. Zatvaranje dva retka na toploj noti

Pravilo četvrto:

Pročitajte dva puta:

Jeste li pročitali e-poštu barem jednom (idealno dva puta u nekom intervalu) prije slanja?

kako napisati uvod za izvještaj

To je posebno važno za e-adrese u kojima dijelite podatke koji se mogu pogrešno protumačiti ili u kojima je potrebna određena radnja. Posljednje čitanje može značiti razliku između otkaza i neposredne radnje.

Peto pravilo:

Pravilo šalice kave:

Ako je riječ o kritičnoj e-pošti, NEMOJ u bilo kojem slučaju pošaljite ga odmah.

Napišite e-poštu, a zatim je spremite kao skicu prije nego što ga pošaljete (posebno za one uspavane propuste za sredinom noći).

Ostavite e-poštu u mapi nacrta i popijte šalicu kave prije nego što pritisnete taj gumb za slanje. E-mail ćete vidjeti u novom svjetlu nakon tog cuppa ... obećanja!

Šesto pravilo:

Ovladajte linijom predmeta:

Služi li naslov poruke vaše e-pošte svojoj svrsi?

kako shvatiti postotni pad

Razmislite o tome da željene radnje koristite kao teme e-pošte, a ne kao teme i vidjet ćete kako će se vaša pošta otvoriti i odgovoriti. Na primjer, u e-poruci klijentu ili vođi tima, nešto poput 'Need Your Action Please' zadatak će obaviti puno brže, a ne naslov 'Bilješke sa sastanka'.


Možda najvažnije etiketa e-pošte uobičajena je ljubaznost.

Ne biste željeli napisati ništa u e-poruci što ne biste rekli osobi u lice.

Mnogi ljudi odlučuju se koristiti e-poštu kao izgovor da se sakriju iza svojih računalnih monitora, ali nažalost, stvari ne funkcioniraju u stvarnom životu. Ružna, bezobrazna e-pošta najgori je, najinkriminirajući dokaz i može nanijeti mnogo više štete od nekoliko grubih riječi razmijenjenih licem u lice.


Nastavi na:
Pisanje učinkovite e-pošte
Etiketa e-pošte