Vještine upravljanja vremenom

Uzmi naše: Koliko su dobre vaše vještine upravljanja vremenom? Kviz

Jeste li se ikad zapitali kako to da neki ljudi imaju dovoljno vremena učiniti sve što žele, dok drugi uvijek jure od zadatka do zadatka, a čini se da nikad ništa ne završavaju?

Ne može biti samo da neki ljudi imaju manje posla. Puno je vjerojatnije da svoje vrijeme koriste učinkovitije: drugim riječima, pokazuju dobre vještine upravljanja vremenom.

Upravljanje vremenom sposobnost je produktivnog i efikasnog korištenja vremena. O tome biste mogli razmišljati i kao o umjetnosti da imate vremena učiniti sve što vam treba, a da se zbog toga ne osjećate pod stresom. Zvuči jednostavno, ali u praksi je puno teže. Ova stranica objašnjava neke od principa dobrog upravljanja vremenom.




Važnost upravljanja vremenom

Vještine upravljanja vremenom su ključne, jer malo tko od nas, ako uopće postoji, ima dovoljno vremena učiniti sve što se od nas traži ili što želimo učiniti.

Upravljanje vremenom definira se kao da se vrijeme koristi produktivno i učinkovito - ali što kad radite što produktivnije i kada još ne možete sve obaviti? Možda je bolje razmišljati o upravljanju vremenom kao kombinaciji produktivnog rada i određivanja prioriteta svog vremena.

Drugim riječima, ljudi koji su dobri u upravljanju vremenom dobro se snalaze i rade. Oni su, međutim, bolji i u tome određivanje prioriteta , i razraditi što stvarno treba raditi - a zatim odbaciti ostale stvari.

To mogu učiniti jer razumiju razliku između hitnog i važnog.

  • ' Hitno ’ zadaci zahtijevaju vašu neposrednu pozornost, ali hoćete li im zapravo posvetiti tu pažnju može i ne mora biti važno.

  • 'Važno' zadaci su važni, a njihovo ne izvršavanje može imati ozbiljne posljedice za vas ili druge.

Na primjer:

  • Hitno se javiti na telefon . Ako to ne učinite, pozivatelja će nazvati i nećete znati zašto su nazvali - i to bi moglo biti važno. Međutim, to može biti i automatizirani glas koji vam govori da možda imate pravo na naknadu zbog pogrešno prodane osiguranja. To nije važno.

  • Važan je redoviti odlazak zubaru (ili nam je barem tako rečeno). Ako to ne učinite, možete dobiti bolest desni ili druge probleme. Ali nije hitno. Ako ga predugo ostavite, može postati hitno jer vas može zaboljeti zub.

  • Polazak djece iz škole je i hitan i važan . Ako vas nema u pravo vrijeme, oni će vas čekati na igralištu ili u učionici, brinući se gdje ste. Mogli biste neugoditi i druge, poput učitelja koji čekaju s vašom djecom da stignete.

  • Čitanje smiješnih e-mailova ili provjera Facebooka nije ni hitno ni važno . Pa zašto je to prva stvar koju radite svaki dan? Pogledajte našu stranicu minimaliziranje ometanja da vam pomogne prepoznati i izbjeći druge stvari koje vam mogu odvratiti pozornost od obavljanja hitnih i važnih zadataka.

Ova je razlika između hitnog i važnog ključna za određivanje prioriteta vašeg vremena i vašeg radnog opterećenja, bilo na poslu, kod kuće ili tijekom učenja.

Omogućuje vam da utvrdite što prvo učiniti, a što može ostati ili kasnije ili uopće ne učiniti. Na primjer, ako ostavite hitan, ali nevažan zadatak, možda ćete otkriti da postaje nepotreban.

Korištenjem rešetke poput matrica prioriteta dolje vam može pomoći da svoje zadatke organizirate u njihove odgovarajuće kategorije:

Matrica prioriteta pomaže vam u kategorizaciji zadataka ovisno o njihovoj hitnosti i važnosti.

Korištenje matrice prioriteta

Da biste koristili matricu prioriteta, najbolje je svakodnevno pregledavati svoje zadatke. Svaki dan se zapitajte:

  • Koji od mojih zadataka treba obaviti u sljedećih 48 sati?

    To su ‘hitni’ zadaci.

  • Koji su od hitnih zadataka važniji?

    Dobro je navesti svoje zadatke po važnosti, umjesto da im dajete apsolutnu razliku 'važno / nije važno'.

  • Koji su od nehitnih zadataka važniji?

    Opet, dobra je ideja navesti ih redom, umjesto da im dajemo apsolutnu razliku.

Sada upotrijebite odgovore na ova pitanja kako biste rasporedili svoje zadatke u okvire u matrici prioriteta, slijedeći ova pravila:

  • Svaka kutija treba sadržavati ne više od oko sedam ili osam zadataka .

  • Započnite s okvirom 'Učini odmah' .

  • Presudno je da ne odgađate hitne ili važne stvari samo zato što su neugodne. Neće biti bolji za odgađanje.

    Ako je vaš posao jesti žabu, najbolje je to učiniti prvo ujutro. A ako je vaš posao jesti dvije žabe, najbolje je prvo pojesti NAJVEĆU.


    Mark Twain

  • Dalje, pogledajte manje hitni, ali ipak važni zadaci . Odlučiti što ćete učiniti s njima, a zatim rasporedite vrijeme u svoj dnevnik da ih učinite ili razmislite o tome da ih prenesete nekome drugome.

  • Delegat hitne, ali lakše / manje važne zadatke.

  • Sada uklonite nehitre i nevažne zadatke.

  • Napokon, obavite posao. Započnite svoj popis ‘Napravi odmah’. Kad ga završite, prijeđite na planirani posao ili zadatke.

    kako riješiti zagrade u matematici

Ako postoji više zadataka kojima možete upravljati u bilo kojem kvadrantu, vrijeme je da a) napravite neke, b) prenesete neke ili c) uklonite neke.

Redovito obrezivanje vaše matrice na ovaj način osigurat će vam da se možete usredotočiti na ono što je doista važno i nastaviti raditi.

Pojedinačna prosudba


Hitnost i / ili važnost zadatka nije apsolutna. Samo vi možete odlučiti što stvarno smatrate važnim ili hitnim.

Na primjer, neki ljudi radije čekaju dok ih drugi put ne pitaju za neki posao prije nego što ga počnu raditi. Ako ih se više nikad ne pita, oni nikada ne započinju posao - jednostavno zaključe da nikome nije dovoljno važno da troše vrijeme.


Sjetite se također da ste vi i vaše zdravlje važni . To što imate puno posla ne znači da nije važno raditi neku vježbu, ići u šetnju od 10 minuta ili odvojiti vrijeme za pravilnu prehranu. Ne biste trebali zanemariti svoje tjelesno ili mentalno zdravlje u korist 'hitnijih' aktivnosti.

Upozorenje!


Hitnost i / ili važnost nije fiksni status. Trebali biste redovito pregledavati popis zadataka kako biste bili sigurni da se ništa ne smije pomicati prema gore jer je postalo hitnije i / ili važnije.


Što možete učiniti ako važan zadatak neprestano nailaze na popis hitnijim, ali i dalje važnim zadacima?

kada organizirate svoj materijal, svaka bilješka treba biti ograničena na koliko ideja?

Prvo razmislite je li to istinski važno. Treba li to uopće trebati ili ste samo sebi govorili da biste to trebali učiniti?

Ako je stvarno važno, razmislite o tome da ga delegirate. Pogledajte našu stranicu na Delegiranje vještina za više.

Studija slučaja:
Dvostruka situacija iz delegiranja


Jenny je bila vođa zauzetog, vrlo reaktivnog tima, sa stalnim i hitnim zahtjevima za svojim vremenom. Znala je da treba razmisliti o dugoročnoj strategiji svog tima, ali bilo je vrlo teško odvojiti vrijeme.

U razvojnoj raspravi, Sara, jedan od njezinog tima, izrazila je želju za još nekim strateškim radom na izgradnji svojih vještina. Jenny je vidjela priliku za obojicu i ponudila Sari priliku da izradi strategiju za tim.

Sara je iskoristila priliku i izradila pažljivo promišljen plan koji je bio izvrstan temelj za daljnji rad.

Osobno protiv profesionalnog

Što je s ravnotežom između osobnih i profesionalnih prioriteta? Postoje dva načina za upravljanje:

  1. Uključiti oboje u istu matricu

    Prednosti: vaši se osobni predmeti ne gube.

    Mane: morat ćete pronaći ravnotežu između posla i osobnih predmeta.

  2. Koristite dvije odvojene matrice i dodijelite odvojene vremenske termine za rješavanje svake

    Prednosti: znači da se možete nositi s oboje, s realnim pogledom na hitnost.

    Mane: može se prilično zakomplicirati.

Zapravo na vama ovisi što ćete odabrati - ključno je da vam pomogne.


Daljnji principi dobrog upravljanja vremenom

Matrica prioriteta je stoga ključna za određivanje prioriteta vašeg radnog opterećenja. Međutim, upravljanje vremenom više je od pukog određivanja prioriteta: također se radi o tome da možemo raditi produktivnije. Postoji niz drugih načina na koje možete poboljšati svoju učinkovitost i produktivnost.

  • Drži uredno

    Nekima od nas nered može biti istinska distrakcija i istinska depresija.

    Pospremanje može poboljšati i samopoštovanje i motivaciju. Također će vam biti lakše biti u toku sa stvarima ako je vaš radni prostor uredan, a svoje sustave redovito ažurirate.

    Glavni savjet za pospremanje:


    Stvorite tri hrpe svojih stvari: Zadržite, Poklonite i Bacite.

    • Zadržati , ako ga trebate sačuvati za svoju evidenciju ili s njim nešto poduzeti. Ako treba akciju, dodajte je na popis zadataka.
    • Dati , ako ga ne želite, ali netko drugi bi ga mogao koristiti, i / ili je to posao koji se može i treba prenijeti.
    • Baciti (ili reciklirati) za stvari koje za vas ili bilo koga drugog nemaju vrijednost.

  • Upotrijebite popis 'Obaveze'

    Bilo elektronički ili papirnati, popisi su dobar način da se sjetite što morate učiniti i na brzinu vidite što ste zaboravili.

    Razmislite o tome da na neki način istaknete najvažnije stavke i ne zaboravite skinuti stvari sa svog popisa kad su završene i / ili više ne trebaju raditi.

  • Odaberite svoj trenutak

    Svi imamo doba dana u kojem radimo bolje. Najbolje je rasporediti teške zadatke za ona vremena.

    Međutim, trebate zakazati i stvari koje je potrebno raditi u određeno vrijeme, poput sastanaka ili odlaska u poštu.

    Druga korisna opcija je imati popis važnih, ali nehitnih malih zadataka koji se mogu obaviti u tih neobičnih deset minuta između sastanaka: može li biti idealno vrijeme za slanje te e-pošte s potvrdom datuma odmora?

  • Ne odgađajte, već pitajte zašto ste u iskušenju

    Ako je zadatak istinski hitan i važan, nastavite s tim.

    Ako se, pak, izgovorite da nešto ne poduzmete, zapitajte se zašto.

    Možda sumnjate biste li uopće trebali raditi zadatak. Možda ste zabrinuti za etiku ili ne mislite da je to najbolja opcija. Ako je tako, možda ćete otkriti da se i drugi slažu. Razgovarajte s kolegama ili menadžerom, ako ste na poslu, s obitelji ili prijateljima kod kuće i provjerite postoji li alternativa koja bi mogla biti bolja.

  • Ne pokušavajte višestruko zadavati

    Općenito, ljudi nisu baš dobri u obavljanju više zadataka, jer našem mozgu treba vremena za ponovno fokusiranje.

    Puno je bolje završiti jedan posao prije nego što prijeđete na drugi. Ako morate obaviti puno različitih zadataka, pokušajte ih grupirati i slijedite ih uzastopno.


Ostanite mirni i držite stvari u perspektivi

Možda najvažnije što treba zapamtiti je ostati smiren. Osjećaj preopterećenosti previše zadataka može biti vrlo stresan. Sjetite se da svijet vjerojatno neće završiti ako ne uspijete postići svoj zadnji zadatak u danu ili ga ostavite do sutra, pogotovo ako ste razumno odredili prioritete.

Odlazak kući ili rana noć, kako biste bili sposobni za sutra, možda je puno bolja opcija od ispunjavanja samonametnutog ili vanjskog roka koji možda nije ni toliko važan.

Odvojite trenutak za stanku i sagledajte svoj život i prioritete u perspektivu i možda ćete ustanoviti da se pogled prilično mijenja!


Nastavi na:
Smanjivanje ometanja
Izbjegavanje odgađanja
Posao život balans