Uloga tajnika

Vidi također: Uzimanje bilješki

Tijekom vaše karijere, kao i u druga doba vašeg života, od vas će se možda tražiti da zapisujete sastanak. Od vas će se čak možda zatražiti da preuzmete službenu ulogu tajnika grupe ili organizacije, bilo dobrovoljno ili kao plaćeno radno mjesto.

U tom svojstvu neophodno je da znate što treba učiniti i da ste u stanju voditi jasne i točne bilješke jer je uloga tajnika prvenstveno stvaranje službenog zapisa o sastanku.

Odgovornost tajnika

Uloga tajnika u bilo kojoj formalnoj grupi mora biti čuvar procesa sastanaka. Obično su to osobe koje dogovaraju sastanke, uključujući i AGM-ove, i vode formalne evidencije o procesu i odlukama grupe: zapisnici sa sastanka. To može uključivati ​​vođenje evidencije korespondencije.



Ova se stranica uglavnom usredotočuje na formalne aspekte uloge tajnika, a posebno na one koji se odnose na sastanke.


Priprema: Prije sastanka

Postoji niz stvari koje tajnik treba znati prije sastanka, od kojih se većina lako može saznati ako se od osobe zatraži da predsjeda sastankom.

Najvažnije su:

  • Od koga se očekuje da se dogovori za sastanak , uključujući pronalaženje mjesta i organiziranje prikladnih osvježenja i bilo kakvih AV sadržaja? Ovo je često tajnica.
  • Tko je odgovoran za pripremu dnevnog reda? Svaka će stolica imati svoje želje, ali to je obično i tajnička odgovornost, radeći sa stolicom. Možda postoje drugi ljudi koji imaju pravo dodati točke na dnevni red. Pogledajte našu stranicu: Postavljanje dnevnog reda za više informacija.
  • Tajnik ima ulogu u osiguravanju da dnevni red ne bude preopterećen , što može uključivati ​​raspravu sa predsjedavajućim i drugima što bi se moglo odgoditi za kasniji sastanak i što bi se moglo pokriti u pisanom izvješću.
  • Koja vrsta bilješki ili zapisnika je potrebna? Trebaju li to biti službeni zapisnici u kojima se navodi tko je što rekao ili kratke bilješke u kojima se bilježe dogovorene radnje?
  • Koliko brzo treba stvoriti bilješke ili zapisnike i distribuirati ih nakon sastanka?
  • Kakav je postupak brisanja bilješki za objavljivanje? Neke stolice vole odobriti minute prije nego što ih pošalju dalje, dok druge više vole da ih se istovremeno prosljeđuje nekoliko ključnih polaznika.

Ako ste novi u svojoj ulozi tajnice , također je vrijedno saznati tko se očekuje da prisustvuje, organizacije koje predstavljaju i neka od pitanja koja su pokrenuta na prethodnim sastancima.

To će vam pomoći da shvatite što se događa. To možete učiniti gledajući prošli zapisnik sa sastanaka i pitajući predsjedatelja o čemu će se vjerojatno raspravljati.

Tajnik je odgovoran za slanje papira za sastanak. To će uključivati, ali nije ograničeno na, dnevni red, zapisnike s posljednjeg sastanka i sve papire za raspravu ili informacije.

Na dan sastanka

Na dan sastanka tajnik će morati učiniti nekoliko stvari:

  • Obavezno znajte tko se očekuje da prisustvuje sastanku. Ako zgrada ima zaštitare, možda ćete trebati dostaviti popis polaznika.
  • Rano dođite do mjesta i provjerite je li sve u redu. Ako ste odgovorni za dogovore o sastanku, pobrinite se da je sve tamo, soba je pravilno postavljena, AV oprema radi, ima dovoljno stolica i stiglo je osvježenje.
  • Možda biste trebali malo razmisliti tko gdje sjedi , pa čak i označite naš plan sjedenja, jer to uvelike utječe na način na koji teče sastanak. Trebali biste osigurati da stolica sjedi centralno i da sjedite pored njih.
  • Obavezno imajte puno rezervnih kopija papira za one koji kopiju nisu donijeli. Ako ima puno radova, možda bi bilo prikladno rasporediti ih u mapu pomoću brojeva stranica / odjeljaka, tako da sudionici mogu lako pronaći radove povezane s trenutnom raspravom.
  • Ako koristite značke s imenom , postavite ih abecednim redom na stol kraj vrata, gdje ih sudionici mogu pokupiti čim stignu.

Vođenje zapisnika sa sastanka

Dobrodošli i Uvod

Zapisnik će morati sadržavati cjelovit popis prisutnih i svih koji su uputili isprike.

Da biste štedjeli grčevito piskanje dok se ljudi predstavljaju oko stola, proširite prijavni list tražeći od ljudi da navedu svoja imena, organizacije i podatke za kontakt. Zabilježite sve isprike zbog odsutnosti dane tijekom uvoda: ljudi se često predstavljaju kao „Takva i takva zamjena i, usput, on / ona šalje njihove isprike“.

Glavni posao

Način bilježenja na sastanku ovisi o tome koliko formalni zapisnici trebaju biti.

Ako izvještavate samo o kratkom sažetku rasprave, uz bilo kakve akcijske točke, možete si priuštiti da saslušate raspravu, a zatim je sažete u obliku bilješke.

Ako se, pak, od vas očekuje da zapišete glavne stavke pojedinih govornika, tada ćete morati napraviti potpuniji skup bilješki, uključujući imena ili inicijale govornika.

Pitanje je izbora hoćete li za bilješke koristiti prijenosno računalo ili olovku i papir, iako je dobro unaprijed provjeriti sa stolicom, posebno u plaćenoj ulozi.

objasniti što je uključeno u postizanje učinkovitih komunikacijskih vještina

Korisni savjeti za zapise minuta


  • Razvijte vlastiti stenograf za ključne riječi ili fraze ili žargon u svom polju tako da možete koristiti samo inicijale za uobičajene fraze.
  • Upotrijebite inicijale za prepoznavanje zvučnika u bilješkama. Ako niste sigurni u ime, upotrijebite organizaciju: nitko se neće usprotiviti tome da vas prepoznaju kao 'predstavnike x organizacije', ali neraspoređeni stavovi mogu vas dovesti u probleme.
  • Ako nekoliko ljudi iznosi istu tvrdnju, samo dodajte 'X & Y dogovoreno'.

Pogledajte našu stranicu: Uzimanje bilješki za više informacija.

Podržavanje procesa

Posao predsjedatelja je da upravlja procesom sastanka, ali tajnik može učiniti nekoliko stvari kako bi pomogao.

To uključuje:

  • Tiho dodajte stolici bilješku u kojoj se ističu svi problemi s vremenom dnevnog reda, proklizavanjem ili kad kava treba stići.
  • Sažeti i sažeti raspravu. To je osobito korisno kada ljudi ponovno počinju isticati iste stavove.
  • Zatražite pojašnjenje određene točke ako je ne razumijete. Šanse su da, ako to ne učinite, neće ni drugi i, u svakom slučaju, morate to razumjeti kako biste to ispravno napisali.
  • Jednom kada je akcija dogovorena, provjerite tko će je poduzeti. Nerijetko se sastanak dogovori da je potrebno djelovanje i koja je to radnja, a da se ne odredi tko je za to odgovoran. Vi kao tajnica možete osigurati da se to ne dogodi.

Ovisno o vrsti organizacije, jeste li na prilično mlađoj razini ili je uloga dobrovoljna i ako ste izabrani član odbora, vjerojatno je najbolje unaprijed razgovarati o tim odgovornostima kako biste bili sigurni da vaša intervencija bit će dobrodošao.

UPOZORENJE!


Lako je odvratiti pažnju zanimljivom raspravom i zaboraviti bilo što zapisati. Pokušajte uvijek biti usredotočeni na svoj zadatak, čak i kad se rasprava odvija u krugovima. Stolac vas može pozvati da u bilo kojem trenutku rezimirate.


Nakon sastanka

Sad posao zaista započinje!

Najbolje je započeti pisanje zapisnika što je prije moguće nakon sastanka. Koliko god vaše bilješke izgledale transparentne na sastanku, one neće biti približno jasne 24 sata kasnije, a ako ih ostavite dva tjedna, pitat ćete se jeste li to zapravo bili vi na sastanku.

Zapisnici bi trebali slijediti redoslijed dnevnog reda. Čak i ako je netko ponovio određenu temu kasnije na sastanku, trebali biste uključiti tu raspravu pod izvornu točku dnevnog reda. Obavezno uključite sve ključne točke iznesene u raspravu, sve donesene odluke i dogovorene radnje, zajedno s tim tko je odgovoran za radnje.

Zapisnici su gotovo uvijek napisani u prošlom vremenu , i obično pasivnim glasom („X je utvrdio da se y mora dogoditi; dogovoreno je da će Z biti odgovoran“). Upotrijebite 'bi', a ne 'volja' za ono što će se dogoditi, posebno uz formalne zapisnike.

Pitanje je stila upotrebljavate li imena, naslove i prezimena ili inicijale za pozivanje onih koji govore. Provjerite sa stolicom ili pogledajte prošlih minuta da vidite što je već učinjeno i dosljedno koristite isti pristup.

Provjera i odobravanje

Ako ste novi u pisanju minuta, možda bi bilo uputno poslati zapisnik jednoj ili dvije osobe od povjerenja da ih provjere i komentiraju prije nego što ih distribuirate šire.

Jedan od tih ljudi vjerojatno bi trebao biti stolica, osim ako oni sami nisu zatražili da ih prvo pošaljete nekome drugome. Nakon što predsjedavajući odobri zapisnike, oni se mogu šire distribuirati polaznicima i, ako je potrebno, objaviti na web mjestu. Imajte na umu da će polaznici možda htjeti ispraviti bilo kakve pogreške, a ispravci će se morati unijeti u sljedeći set minuta.

Više o sastancima:
Planiranje sastanaka | Postavljanje dnevnog reda
Uloga predsjedatelja
Pažljivi sastanci