Planiranje projekta

Vidi također: Planiranje akcije

Naše Upravljanje projektima stranica iznosi osnove upravljanja projektima, uključujući izradu plana projekta. Ova stranica pruža više detalja o ovom procesu. Objašnjava elemente projektnog plana i sugerira način na koji ga treba pripremiti. Također nudi vizualni način predstavljanja plana i vremenskog slijeda projekta.

vrste poligona i njihova imena

Često se kaže da slika vrijedi tisuću riječi. Ako je to slučaj, vrijedi potrošiti vaše vrijeme da saznate malo o tome kako nacrtati slike koje će predstavljati vaš projektni plan!

Ova će vam stranica pomoći da shvatite kako to učiniti, kao i kako uključiti druge u svoje planiranje.



Timski rad


Projektno planiranje je timska aktivnost, a ne ona koju trebate raditi sami, osim ako ste jedina osoba uključena u projekt. Svatko tko će biti uključen trebao bi biti dio izrade projektnog plana i dogovaranja rokova, resursa i onoga što treba učiniti, a također bi trebao biti u mogućnosti neprestano vidjeti projektni plan kako bi provjerio što treba raditi.


Građevni blokovi planiranja projekata

Dva osnovna bloka projektnih planova su zadaci i prekretnice .

  • Zadaci su dijelovi posla koje treba obaviti prije dovršetka projekta. Traju određeno vrijeme i trebaju resurse, ljude ili novac.
  • Prekretnice su dostignuća koja se događaju u određenom trenutku. Nemaju potrebe za resursima, ali postižu se kao rezultat izvršenja zadatka.

Priprema plana projekta

Jedan od najboljih načina planiranja projekata uključuje dvosatnu ili trosatnu sesiju sa svim ključnim prisutnim ljudima, koristeći dvije boje post-it bilješki i bijelu ploču za mapiranje onoga što treba učiniti, kada i tko. Jednostavno a učinkovito.

Proces bi trebao trajati otprilike ovako:

  1. Koristeći jednu boju bilježaka nakon zapisivanja, zapišite sve prekretnice koje trebate postići na putu do ishoda projekta i prebrojite ih kronološkim redoslijedom. Zalijepite ih sve s lijeve strane ploče.
  2. Za svaku prekretnicu identificirajte sve ostale koje je potrebno prvo postići, prije nego što je moguće započeti ili završiti (prethodnici) i napišite ih na bilješci nakon objave za tu prekretnicu.
  3. Sada na drugoj boji bilješki nakon objave prepoznajte sve zadatke koje treba obaviti da biste postigli svaku prekretnicu. Koristite zdrav razum da biste odlučili na kojoj razini detaljnosti želite raditi. Na primjer, ako je vaš sveobuhvatni projekt zapošljavanje, morat ćete navesti svaki korak, od pripreme opisa posla, preko oglašavanja, prebiranja, intervjuiranja, provođenja provjera i nuđenja posla. Međutim, za puno veći projekt možete uključiti zadatak 'regrutiranja administratora projekta'.
  4. Za svaki zadatak odredite koje se prekretnice hrane i napišite ih na post-it za zadatak. Napiši zadatke ulagača na post-it za svaku prekretnicu.
  5. Utvrdite koliko će vremena trebati svaki zadatak i napišite ga na zadatku.
  6. Utvrdite koji su vam resursi potrebni za postizanje svakog zadatka i napišite ih na post-it.

U ovom trenutku možete otkriti da imate previše informacija za bilješke nakon objavljivanja. Ako je to slučaj, dodajte ostale u različitim bojama tijekom trajanja i resursa ili nastavite sa sekundom za svaki zadatak i / ili prekretnicu.

volumena i površina 3d oblika
  1. Sada utvrdite bilo kakva vremenska ograničenja u bilo kojim prekretnicama ili zadacima, poput 'moraju biti dovršeni prije kraja financijske godine'. Napišite ih na post-it.
  2. Napravite kalendar na bijeloj ploči, navodeći trajanje projekta, razdoblje po razdoblje.
  3. Postavite sve prekretnice i zadatke koji imaju vremensko ograničenje na pravo mjesto u kalendaru.
  4. Sada postavite sve ostale prekretnice i zadatke koji su povezani s onima s vremenskim ograničenjem i povucite strelice između njih kako biste pokazali koji redoslijed treba izvršiti. Provjerite imate li dovoljno vremena da se svaki zadatak izvrši prema vašoj procjeni.
  5. Ako su vam preostali prekretnice ili zadaci, postavite ih na prikladno mjesto.
  6. Sada biste trebali moći vidjeti 'kritični put', postupak koji određuje koliko će vaš projekt trajati.
  7. Olovkom za bijelu ploču označite na potencijalnom „opuštenom položaju“, odnosno tamo gdje zadaci mogu malo skliznuti bez utjecaja na kritični put.
  8. Napokon, pogledajte koji će vam resursi trebati u određenom razdoblju. Ako su vam potrebni dodatni resursi, pobrinite se da ste si dali vremena i novca da ih nabavite.

Sada imate jednostavan Ganttov grafikon i plan projekta!


Vizualno predstavljanje projekta

Ovisno o tome koliko će dugo trajati vaš projekt, možete se i ne morate osloniti na zadržavanje bijele ploče s bilješkama nakon objavljivanja. Ako možete, ovo je možda najbolji, najfleksibilniji i najočitije vidljiv način vođenja evidencije vašeg projektnog plana, koji se može ažurirati u stvarnom vremenu kako bi odražavao promjene. Međutim, ako ne možete, trebat će vam alternativa.

Softver za planiranje projekata

Za izradu projektnih planova dostupan je softver za planiranje projekata, kao što je Microsoft Project. Uzet će vaše podatke u obliku popisa zadataka, s rokovima i prekretnicama s datumima i staviti ih u vizualni oblik. Pomaže vam odrediti što morate učiniti, koliko će vremena trebati i veze između zadataka.

Međutim, može vas potaknuti i na prekompliciranje i gubljenje u detaljima, umjesto da se usredotočite na veliku sliku. Krajnji rezultat vjerojatno će biti dijagram takve složenosti da ga nitko ne može razumjeti. Stoga će vam biti lakše koristiti gornji postupak, a zatim nacrtati jednostavniju sliku, na primjer grafikon 'traka i zvijezda'.

Liste ljestvica i zvjezdica

Šipkasti i zvjezdasti grafikon jednostavan je oblik Ganttovog grafikona.

Nakon što prepoznate svoje zadatke i prekretnice, bilo tko može izraditi trakasti i zvjezdasti grafikon bilo ravnalom i olovkom, bilo programom poput PowerPointa.

Koristi samo tri elementa: šipke za zadatke, zvijezde za prekretnice i koljenaste spojnice između. Upotrijebite 'konektore' za povezivanje traka i zvjezdica.

Primjer zvjezdanog i trakasti grafikona:

Primjer trakaste i zvjezdane karte.

Važno je da vaš zvjezdasti i trakasti grafikon budu jednostavni, tako da se lako mogu smjestiti na jednu stranicu. Ako imate previše zadataka i prekretnica, kombinirajte neke od njih radi jasnosti.


Zaključak

Imajte na umu da nije dovoljno izraditi fantastičan plan projekta.

glavni cilj vaše prezentacije je privući podršku i

Također ga morate primijeniti, a to uključuje i druge. Stoga je važno osigurati da vaš projektni plan ostane vidljiv.

Dobri načini za to uključuju upotrebu bijelih ploča i vođenje evidencije napretka na očitiju mjestu, negdje gdje ga može vidjeti cijeli tim - i osigurajte da su svi uključeni u redovito ažuriranje, ili još bolje, da ga mogu ažurirati i sami to bilježe. Na taj je način veća vjerojatnost da će oni preuzeti vlasništvo, a projekt će puno vjerojatnije poletjeti.




Nastavi na:
Planiranje akcije
Strateško razmišljanje