Planiranje i strukturiranje učinkovitih sastanaka

Vidi također: Kako voditi sastanak

Ljudi pohađaju sastanke iz različitih razloga, uključujući posao, osobne interese i slobodne aktivnosti.

Većina ljudi morat će sudjelovati na sastancima u nekom trenutku svog života, a mnogi to čine redovito.

Sastanci se mogu održavati na poslu, unutar organizacije, sportske skupine, Udruge roditelja roditelja, crkvene grupe ili jednog od bezbroj drugih odbora.



Ova stranica ispituje kako su sastanci strukturirani u formalnoj situaciji. Istražuje se kako dobra priprema i učinkovit predsjedavajući mogu pridonijeti uspjehu sastanka, dajući smisao ili svrhu.

Neki sastanci ostavljaju sudionicima osjećaj da su izgubili vrijeme jer je malo postignuto, a to može biti iz mnogih razloga. Ova stranica razmatra razloge zašto sastanci mogu biti manje uspješni te pruža pomoć i savjete koji će vam omogućiti da na najbolji način iskoristite sastanke s kojima ste uključeni.


Što je sastanak?

Za potrebe ove stranice sastanak je okupljanje tri ili više ljudi koji dijele zajedničke ciljeve i koji kroz upotrebu verbalni i napisano komunikacija doprinosi postizanju ciljeva.

Svrha sastanaka

Sastanci su važan organizacijski alat jer se mogu koristiti za:

  • Udružite i razvijajte ideje
  • Plan
  • Riješiti probleme
  • Donijeti odluke
  • Stvarajte i razvijajte razumijevanje
  • Potaknite entuzijazam i inicijativu
  • Pružite osjećaj smjera
  • Stvorite zajedničku svrhu

Iako se sastanci mogu razlikovati po veličini, sadržaju i pristupu, svi učinkoviti sastanci imaju sljedeća tri zajednička elementa:

što treba uključiti u osobnu izjavu

  1. Prepoznatljiva svrha ili cilj
  2. Korištenje učinkovite komunikacije
  3. Kontrolirana situacija

Komponente sastanaka

Sastanak se može podijeliti u sljedeće tri glavne komponente:

  • Sadržaj je znanje, informacije, iskustvo, stručnost, mišljenja, ideje, stavovi i očekivanja koja svaki pojedinac donosi na sastanak.
  • Interakcija je način na koji sudionici zajedno rade na rješavanju sadržaja sastanka. To uključuje osjećaje, stavove i očekivanja sudionika koji imaju izravan utjecaj na suradnju, slušanje, sudjelovanje i povjerenje.
  • Struktura je način na koji su informacije i sudionici organizirani kako bi se postigla svrha / ciljevi sastanka.

Vrste sastanaka

Postoji mnogo različitih vrsta sastanaka; ovdje se usredotočujemo na one koji su navikli:

  • Obavijestiti
  • Savjetovati
  • Riješiti probleme
  • Donijeti odluke

Informiranje sastanaka

To su najizravniji sastanci na kojima jedan član, obično predsjedavajući, ima činjenične podatke ili odluku koja utječe na sve prisutne, a koju želi priopćiti. Takvi sastanci imaju tendenciju biti formalni, jer im je cilj pružiti članovima stvarno razumijevanje i raspraviti o svim implikacijama ili o tome kako takve informacije najbolje iskoristiti.

Savjetodavni sastanci

To su sastanci koji se koriste za raspravu o određenoj politici ili inovaciji i mogu se koristiti za dobivanje mišljenja sudionika o takvoj politici ili ideji. Primjer bi mogao biti:

  • Pregledajte trenutnu politiku
  • Navedite njegove nedostatke
  • Predloži promjenu
  • Naglasite prednosti takve promjene
  • Priznajte sve slabosti
  • Pozovite komentare

Rješavanje problema na sastancima

Ti su sastanci ovisni o tome kako predsjedavajući što jasnije opisuje problem. Članove treba odabrati prema njihovom iskustvu, stručnosti ili interesu, a zatim im dati što više informacija kako bi im omogućili da generiraju ideje, nude savjete i donose zaključke. (Vidi također: Rješavanje problema )

Sastanci za donošenje odluka

Ove vrste sastanaka obično slijede ustaljenu metodu postupka:

  • Opis problema
  • Analiza problema
  • Izvucite ideje
  • Odlučite što je najbolje
  • Dođite do zaključaka

(Vidi također: Odlučivanje )

koja je tvoja motivacija u životu

Mnoge organizacije, klubovi i društva održavaju redovite sastanke kako bi omogućili članovima da izvještavaju i raspravljaju o napretku i radu koji rade, kako bi razmotrili trenutno i buduće planiranje. Takvi sastanci mogu sadržavati elemente svakog od četiri gornja primjera.


Planiranje i priprema za sastanak

Za uspjeh svakog sastanka najvažniji je stav i vodstvo predsjedavajući . Na sastanku je predsjedavajući vođa i kao takav mora obavljati istu funkciju kao vođa bilo koje radne skupine.

Da bi sastanak bio učinkovit, predsjedavajući mora:

  • Planirajte, organizirajte i kontrolirajte raspravu o temama dnevnog reda.
  • Održavajte grupu potičući i razvijajući skladne odnose.
  • Motivirajte pojedince potičući sve da daju svoj doprinos, nagrađujući njihov trud i podržavajući ih u bilo kojim poteškoćama.

Prije bilo kojeg sastanka, predsjedavajući treba postaviti i riješiti sljedeća pitanja:

  • Koja je svrha sastanka?
  • Je li sastanak prikladan?
  • Kako treba planirati sastanak?
  • Tko bi trebao prisustvovati sastanku?
  • Kakva priprema je potrebna za sastanak?

Koja je svrha sastanka?

Svi sastanci moraju imati svrhu ili cilj, a predsjedavajući mora postavljati pitanja, kao što su:

  • Što treba postići ovim sastankom?
  • Je li potreban savjet o određenom pitanju?
  • Je li se pojavio problem koji zahtijeva brzu raspravu?
  • Je li ovo redoviti sastanak kako bi članovi ostali u kontaktu?

Je li sastanak primjeren?

Predsjedavajući uvijek treba razmotriti je li sastanak potreban ili su neka druga sredstva komunikacije prikladnija, na primjer dopisi ili e-poruke usmjerene na pojedince koji pozivaju na komentar. Nepotrebni sastanci mogu izgubiti vrijeme, dovesti do frustracija i negativnosti te mogu smanjiti motivaciju za sudjelovanje na budućim sastancima.

Kako treba planirati sastanak?

To će uvelike ovisiti o vrsti sastanka koji će se održati. Iza svakog sastanka trebalo bi postojati neko obrazloženje, bez obzira koliko ono bilo nisko ili neformalno, a to će u velikoj mjeri diktirati sadržaj i ukazati na to kako planiranje treba ići dalje.

koliki je postotak praznine prazan

Tko će prisustvovati sastanku?

O tome često odlučuje priroda samog sastanka. U maloj organizaciji sastanak bi mogao uključiti sve članove osoblja, dok će sastanak radne skupine ili odbora već imati unaprijed određene članove. U velikoj organizaciji ili odjelu osoblje koje pohađa može predstavljati druge. Važno je da dotične implikacije takvog predstavljanja shvate dotične osobe jer one ne govore samo za sebe. Sastanci izvan radnog mjesta mogu uključivati ​​članove upravnog odbora ili druge zainteresirane strane.

Koje su pripreme potrebne za sastanak?

Ako svi sudionici žele pružiti maksimalan doprinos, svrhu sastanka trebaju prepoznati svi. Najopipljiviji izraz ovoga je dnevni red koji bi prethodno trebao biti dostavljen svima pozvanim na sastanak. Dnevni red trebao bi:

  • Dajte vrijeme i mjesto sastanka.
  • Navedite teme koje će biti obrađene, navodeći tko će ih predstaviti.
  • Priložite odgovarajuće radove.
  • Dajte vremena da se sastanak zatvori.

Dnevni red: Ovo je okvirni plan sastanka. Na većini formalnih sastanaka sastavlja ga tajnica u dogovoru s predsjedavajući . Tajnik mora rasporediti dnevni red puno prije sastanka, uključujući sve prateće radove. Tajnik također traži točke za uvrštavanje u dnevni red.

Redoviti sastanci često započinju zapisnikom sa zadnjeg sastanka nakon kojeg slijedi 'pitanja koja proizlaze' što čini vezu sa onim što se dogodilo na prethodnom sastanku. Većina sastanaka zaključuje se s „bilo kojim drugim poslom“ (AOB) koji svima daje priliku za podizanje bilo kojih stvarnih last-minute stavki; iako na formalnijim sastancima mogu biti navedene točke AOB-a na dnevnom redu.

Primjer dnevnog reda mogao bi biti:

  • Isprike zbog odsutnosti.
  • Zapisnik zadnjeg sastanka.
  • Pitanja koja proizlaze (iz zapisnika s posljednjeg sastanka).
  • Stavka 1 -Obuka i razvoj.
  • Točka 2 - Izvještaj o financiranju.
  • Stavka 3 - Financije i oprema.
  • A.O.B. (Bilo koji drugi posao).
  • Vrijeme i datum sljedećeg sastanka.

Na dnevnom redu može biti, naravno, više točaka. Više možete saznati na našoj stranici: Postavljanje dnevnog reda .

Nastavi na:
Kako voditi sastanak
Udaljeni sastanci i prezentacije