Kako napraviti savršen raspored

Vidi također: Pisanje popisa obveza

Smetnje su svugdje. Neizbježni su. Možda namjeravate prati rublje ili kupovati namirnice, a sljedeće što ste znali, proveli ste više od četiri sata na kauču gledajući epizode svoje omiljene emisije, potpuno uronjeni u drugi svijet dok odugovlačite i odgađate odgovornosti.

To je ljudska priroda, a većina ljudi je kriva za gubljenje vremena. Usprkos tome, vrijeme je izuzetno vrijedan resurs i bitno je da njime učinkovito upravljate. U protivnom biste mogli završiti s hrpom prljave odjeće i praznim hladnjakom.

Da se to ne bi dogodilo, sastavili smo pet pametnih savjeta pomoću kojih možete stvoriti savršen raspored. Iako je ometanje neizbježno, shvatit ćete da ćete daleko manje vjerojatno odstupiti od svojih svakodnevnih obveza kad imate strukturu.




1. Podijelite svoj dan

Svoje raspoređivanje možete započeti dijeljenjem svakog dana u tri odjeljka za jutro, popodne i večer.

Imat ćete više ili manje energije tijekom različitih doba dana, a vaš raspored trebao bi odražavati vaše vjerojatnosti. Evo jednostavnog primjera kako bi raspored trebao izgledati:

  • Jutro

    • Doručak
    • Rutina vježbanja
    • Raditi

  • Poslijepodne

    • Ručak
    • Imenovanja
    • Odgovaranje na e-mailove
    • Kupovanje namirnica

  • Večer

    • Večera
    • Pranje posuđa
    • Peglanje odjeće

Vjerojatno se vaš raspored neće podudarati s gore navedenim, ali koncept ostaje isti. Kako započinjete dan, imat ćete potrebnu snagu volje i motivacije za izvršavanje težih zadataka . Krenite u popodne, možete se baviti svojim osnovnim obavezama, a do večeri su vaši konačni poslovi laki.

Hoćete li dodijeliti vremenske okvire svakoj stavci, ovisi o vama, ali ne preporučujemo to izvan poslovnog konteksta. Najbolja je malo fleksibilnosti i ne želite vršiti prevelik pritisak na sebe da biste nešto dovršili ako to ne možete učiniti. Sve dok ostanete produktivni, idete u dobrom smjeru.

2. Grupne obveze zajedno

Umjesto da razdvajate svoj privatni i profesionalni kalendar, trebali biste sve svoje obveze smjestiti u isti prostor. To će vam dati iscrpnu sliku onoga što trebate postići tijekom sljedećeg tjedna, kako u osobnom životu tako i na poslu.

Možda se brinete zbog nereda. Istina je da bi vaš raspored u početku mogao izgledati pomalo zbunjujuće, ali možete upotrijebiti kodiranje boja kako biste razlikovali svoje odgovornosti. Za osobne predmete koristite plavu boju, a za radne predmete crvenu. Bez obzira za koju se shemu boja odlučite, pobrinite se da lako možete razlikovati svoje kategorije.

Alternativa će vam biti prebacivanje između privatnog i profesionalnog kalendara, što je neučinkovito i dezorijentira. Smještanjem svih vaših zadataka označenih bojom u jedan prostor, uživat ćete u praktičnosti i transparentnosti.

3. Dodijelite manje vremena sastancima

Mnogi profesionalci čine pogrešku odvajajući previše vremena za njihove sastanke .

koja je od sljedećih tehnika nastala radom Sigmunda Freuda?

Očekuju da će kratki razgovor trajati 30 minuta, a dugi sat vremena, ostavljajući im previše prostora u rasporedu. Ovaj problem ima jednostavno rješenje, koje zahtijeva samo malu prilagodbu.

Smanjite sastanke na 10 do 15 minuta. Recite svojim poslovnim suradnicima da ako im treba dodatno vrijeme za detaljnu raspravu o nečemu, mogu zatražiti dužu sesiju. U suprotnom, trebali biste vjerovati da su vaše procjene realne i da se s tim možete pozabaviti u zadanom vremenskom okviru.

Na kraju radnog dana trebali biste ostaviti slobodno vrijeme kako biste zaštitili iznenađenja. Ako se nešto novo pojavi, možete to riješiti i otići u razumnom satu. Mala je mjera opreza koja će vas spasiti od bilo kakvih sukoba koji mogu nastati preklapanjem odgovornosti.



4. Podijelite veće zadatke

Neki su zadaci složeniji od odgovaranja na e-poštu ili peglanja odjeće.

Ako imate projekt koji trebate završiti prije zadanog roka, trebali biste ga razbiti na manje segmente radi lakšeg upravljanja rasporedom . Evo primjera kako bi se ta segmentacija pojavila na vašem rasporedu:

Jutro

  • Doručak
  • Rutina vježbanja
  • Završite istraživački dokument
    • Organizirajte reference
    • Sastavi citiranu stranicu s radovima
    • Uredite i dvaput provjerite
    • Predati na odobrenje

Bez četiri koraka koja su detaljno opisana ispod Završni istraživački dokument, imali biste ideju što trebate učiniti, ali ne i jasan plan. Daleko je bolje napisati svaku komponentu, a istraživanja to podržavaju. Nejasni zadaci uzrokuju da ljudi odugovlače.

5. Unesite potrebne promjene

Nakon što završite s organiziranjem rasporeda, isprobajte ga 30 dana i pogledajte kako se osjećate.

Može potrajati malo razdoblje prilagodbe, pa dajte mu više od samo jednog tjedna. Ako utvrdite da jedan od ovdje spomenutih prijedloga ne djeluje u vašem okruženju, napravite potrebne promjene.

Koristite sljedeća pitanja kao kontrolni popis za procjenu učinkovitosti vašeg rasporeda:

  • Jesam li točan za sastanke i sastanke?
  • Jesam li u stanju ispuniti sve svoje svakodnevne obveze?
  • Imam li dovoljno vremena za vožnju od mjesta do mjesta?
  • Iskoristim li svoje slobodno vrijeme najučinkovitije?
  • Gdje mogu osloboditi prostor za druge aktivnosti?

Dok odgovarate na gornja pitanja, uredite svoj raspored tako da odražava ono što ste naučili. Uskoro ćete imati savršen raspored koji omogućava rad i rekreaciju, s nekoliko područja kompromisa.




Zakazivanje je ponekad teško

Može vam se činiti da prelazite s jedne odgovornosti na drugu bez zaustavljanja, uvijek u neprestanom pokretu. Dolazite po psa iz uzgajivačnice, pripremate ručak za sljedeći radni dan, grabite lišće i kosite travnjak ili vozite automobil u trgovinu. Premještate se s mjesta na mjesto, razgovarate s osobom za osobom dok pokušavate sve obaviti.

za koju akciju su potrebne snažne vještine kritičkog mišljenja

Iako vas sve ove dužnosti mogu opteretiti, raspored će vam pružiti potrebnu podršku. Provedite neke od ovih savjeta i vidjet ćete da je organiziranje vaših zadataka jednostavno. Započnite dijeljenjem dana i radite od tamo. Prije nego što se sjetite, imat ćete sustav rasporeda koji odgovara vama i podiže vašu produktivnost na drugu razinu.


Nastavi na:
Vještine upravljanja vremenom
Samomotivacija