Povjerljivost na radnom mjestu

Uzmi: Samoprocjena upravljačkih vještina

Povjerljivost ili neotkrivanje određenih informacija važno je na širokom spektru poslova.

Povjerljivost je bitna iz pravnih i reputacijskih razloga, a također je važna jer o tome može ovisiti vaše buduće zaposlenje.

Neke su informacije zaštićene zakonom u nekoliko zemalja, uključujući podatke koji otkrivaju identitet, a također i 'poslovne tajne'.



Stoga je važno razumjeti prirodu povjerljivosti i kako osigurati poštivanje zakonskih ili etičkih smjernica.


Što je povjerljivost?


Povjerljivost sredstva država čuvanje tajnosti ili neotkrivanje podataka . Dolazi iz povjeriti , što znači vjerovati nekome ili mu otkriti tajne.

Stoga su povjerljivi podaci podaci koji bi trebali biti privatni ili tajni. Povjerljivost je jednostavno postupak čuvanja tih podataka privatnim.


Vrste povjerljivih podataka

Široko govoreći, postoji pet glavnih vrsta povjerljivih informacija.

1. Podaci o zaposleniku

Tijekom posla čut ćete informacije o pojedincima iz vaše organizacije. Nešto od ovoga bit će neutemeljeni tračevi, a neki će biti informacije na koje ste naišli tijekom svog rada, posebno ako ste linijski menadžer ili radite u ljudskim resursima.

obrazovanje i razvoj životnih vještina

Rukovanje tračevima


Podrazumijeva se da ne biste trebali širiti tračeve, pogotovo ako ne znate je li to istina. Čak i samo pitanje nekoga drugoga znaju li li je li istina da je x učinio y može imati ogromne posljedice za reputaciju x-a.

Općenito je da, ako ne biste pitali dotičnu osobu ili biste joj to spomenuli u lice, nemojte joj to spominjati iza leđa.

Steknite reputaciju integriteta, a ne reputaciju ogovaranja.


Ako tijekom svog rada naiđete na privatne podatke, uključujući bilo koje podatke koji identificiraju pojedinca (ime, adresa, djevojačko prezime i tako dalje), tada to ne biste trebali otkrivati ​​drugima . To se također odnosi na informacije prikupljene na intervjuima o nacionalnoj pripadnosti, invaliditetu i tako dalje.

U mnogim zemljama postoje zakonski zahtjevi za čuvanjem takve vrste podataka. Ako prekršite te zakone, vjerojatno ćete biti osobno odgovorni i potencijalno se suočiti s kaznenim progonom.


2. Upravljačke informacije

Menadžerske informacije uključuju i informacije o pojedincima, poput disciplinskih mjera, kao i široke radničke radnje kao što su planirani viškovi ili problemi odnosa s zaposlenicima.

Neke vrste upravljačkih informacija s vremenom će postati javne - poput planiranog viška radnika - a druge informacije mogu ostati povjerljive mnogo dulje.


3. Organizacijske informacije

Organizacijske informacije poznate su i kao poslovne informacije ili ‘poslovne tajne’.

Definicija obuhvaća sve ne u javnoj domeni što pomaže organizaciji da svoj posao obavlja bolje ili učinkovitije. Stoga bi uključivao, na primjer, informacije o industrijskim procesima, proračunima, troškovima, prognozama, pa čak i podatke o kontaktima s kupcima.

UPOZORENJE!


Ponekad su organizacijske informacije pokrivene ugovorima o povjerljivosti ili ugovorima o radu. Ako ste u iskušenju otkriti bilo kakve informacije ove prirode, trebali biste prvo provjerite svoj ugovor i, ako je potrebno, potražite pravni savjet .


4. Podaci o kupcu ili kontaktima

Podaci o kupcima i kontaktima djelomično su pokriveni 'poslovnim tajnama'.

kako izračunati postotak rasta između dva broja

Međutim, nadolazeće promjene zakona o zaštiti podataka u Europi (i koje se odnose na sve podatke koji se čuvaju o državljaninu zemlje Europske unije) znače da ih treba razmatrati i držati drugačije.

Ako mislite da bi ovo moglo utjecati na vas ili vašu tvrtku, savjetujemo vam da potražite pravni savjet.

dio djelotvornog slušanja odgovara na ono što čujete.

5. Stručne informacije

Neki stručnjaci - uključujući liječnike, odvjetnike i računovođe - dolaze do podataka o pojedincima ili organizacijama putem svog profesionalnog položaja.

Na primjer:

  • Liječnici znaju o detaljima stanja i liječenja svojih pacijenata;
  • Odvjetnici znaju za detalje oporuka i sudskih predmeta, od kojih neki mogu biti zaštićeni zakonom; i
  • Računovođe će znati za porez i prihod svojih klijenata.

Ti su profesionalci često vezani za profesionalne kodekse ponašanja, kao i formalno-pravni zahtjevi.


Povremena nasuprot pravnoj povjerljivosti

Treba razlikovati povremena očekivanja povjerljivosti i zakonske zahtjeve.

  • Postoje informacije koje će vam se možda reći i od kojih ćete tražiti da budu tajne, ali gdje je jedina obveza to učiniti osobna

    Primjerice, kolegica vam kaže da je trudna i objašnjava da još nikome nije rekla i radije bi da zasad nije javno.

    Željela vam je reći jer ste prijatelj / netko za koga vjeruje da će je pokriti ako joj je jutarnja mučnina loša / njezin linijski menadžer.

  • Ne postoji apsolutni niti zakonski zahtjev da nikome ne kažete. Međutim, imajte na umu da ćete, ako to učinite, slomiti njezino povjerenje.

    Ne biste očekivali da će ona biti sretna i nestat će vaša reputacija nekoga u koga možete vjerovati i na koga se možete osloniti (i vjerojatno ne samo s njom).

  • Postoje informacije koje se zakonski ne mogu dijeliti s drugim organizacijama ili pojedincima, osim u određenim vrlo specifičnim okolnostima

    Na primjer, možda ćete htjeti podijeliti ili prodati popis podataka o kontaktima s kupcima drugoj organizaciji. U mnogim zemljama to možete učiniti samo ako ste od tih kupaca dobili izričit pristanak.

    • Većina osobnih podataka (to jest, bilo koji podatak koji je osoban za pojedinca, kao što su nacionalni brojevi osiguranja, puno ime, adresa, adresa e-pošte ili slično) po zakonu se ne može otkriti bez pristanka .

    • Možete biti tuženi i ako podijelite podatke koji su pojedinačni s vašim poslodavcem s nekim od konkurenata tvrtke ili ih otkrijete na način koji može oštetiti cijenu dionice . To uključuje informacije o zaposlenicima, procesima ili proizvodima koji još nisu u javnoj domeni.


Zaštita povjerljivih podataka

Ako redovito rukujete povjerljivim podacima, trebali biste poduzeti korake kako biste osigurali da ih na odgovarajući način zaštitite.

To bi trebalo uključivati, na primjer:

  • Osiguravanje da se povjerljive informacije noću uvijek zaključavaju, a danju ne ostavljaju bez nadzora;
  • Osjetljive računalne datoteke koje štite lozinkom;
  • Jasno označiti povjerljive podatke kao takve i osigurati uništavanje papirnatih kopija prije odlaganja; i
  • Osiguravanje da povjerljive podatke otkrivate samo onima koji to trebaju znati.

Kada narušiti povjerljivost


Brojne su okolnosti kada smijete i morate kršiti povjerljivost.

Vas svibanj narušiti povjerljivost kada:

  • Informacije koje su vam otkrivene sugeriraju da se može dogoditi ili se dogodilo nešto što nije u interesu organizacije. Možda postoji ravnoteža između potreba pojedinca i organizacije.
  • Ako se dogodilo nešto što je protivno vašem profesionalnom kodeksu ponašanja ili za što smatrate da nije u redu. Mnoge organizacije imaju kodove za zaštitu ‘zviždača’, ali to je još uvijek teško izvesti, a trebali biste biti svjesni da može doći do ispadanja u smislu vaše organizacijske reputacije.

Vas mora narušiti povjerljivost kada:

kako riješiti žalbu kupca
  • Postoji mogućnost da je počinjeno kazneno djelo , jer ste to dužni prijaviti policiji.
  • Ako ima sumnja na zlostavljanje djece ili zlostavljanje druge ranjive osobe, čak i ako ovo može propustiti kriminalnu aktivnost. U tim okolnostima, trebali biste biti oprezni da djetetu - ili osobi koja vam je rekla - objasnite što namjeravate učiniti i zašto, kako biste bili sigurni da razumije i da će biti zaštićeni tijekom postupka.

Zdrav razum i profesionalni standardi

Velik dio povjerljivosti je ili zdrav razum, ili je pokriven profesionalnim standardima. Iz toga slijedi da trebate zaštititi podatke koji se odnose na pojedinca i za koje ona ne bi željela da se šire otkrivaju.

Ono što se mijenja i brzo je način na koji zakon gleda na šire otkrivanje. Tolerancija se smanjuje. Ako redovito rukujete povjerljivim podacima, možda je vrijeme da pregledate što radite.


Nastavi na:
Motiviranje drugih
Disciplina i upravljanje lošim učinkom